Einzelaufzeichnungspflicht
Für die Kassenführung gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht. Jede Kasseneinnahme und jede Kassenausgabe muss getrennt aufgezeichnet werden. Führt der Gastwirt seine Kasse mittels integriertem Kassenmodul (was heute die Regel ist), hat er jeden einzelnen Speisen- und Getränkeverkauf im System einzeln zu speichern. Er muss bei der Betriebsprüfung diese Ursprungsaufzeichnungen im Rahmen des Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung dem Prüfer aushändigen können (§ 147 Abs. 6 der Abgabenordnung).
Kassensturzfähigkeit
Penibel genau achten Betriebsprüfer auf die Kassensturzfähigkeit, welche ein wesentlicher Bestandteil einer ordnungsgemäßen Kassenführung ist. Die Kassensturzfähigkeit ist nur gewährleistet, wenn die Einnahmen und Ausgaben jeweils noch am Tage der Vereinnahmung oder Verausgabung gebucht sind. Die Betriebsprüfung verfügt seit geraumer Zeit über die Möglichkeit einer unangemeldeten Umsatzsteuer-Nachschau. Eine solche kann theoretisch auch um Fünf vor Mitternacht noch erfolgen. Ist der tatsächlich gezahlte Kassenbestand um 24.00 Uhr nicht mit jenem nach dem Kassenbericht stimmig, wird der Prüfer die Kassenführung verwerfen.
Aufbewahrung der Protokolle zur Kassenprogrammierung
Nach dem als „Kassenrichtlinie“ bezeichneten BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (IV A 4 - S 0316/08/10004-07) müssen auch Programmierprotokolle für das Registrierkassensystem angefertigt und aufbewahrt werden. Wesentliche Angaben in solchen Protokollen sind: die Softwareversion, die Anzahl aller Kassen im Netzsystem, eine Auflistung aller Bediener (bzw. aller Personen, die Zugriffsrechte besitzen) als auch die eingestellten Umsatzsteuersätze. Der Gastronom hat hierbei besonders darauf zu achten, dass der Speisenverkauf zum Verzehr vor Ort und der Verkauf von Mitnahmegerichten richtig zugeordnet werden können.
Stand: 18. September 2013
